Kurz gesagt
Eine eingehende Rechnung wird erkannt, ihr Text ausgelesen und die Datei nach einem festen Schema benannt: Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag. Danach liegt sie in der richtigen Ablage. Dafür braucht es keine KI, sondern Regeln, die man nachprüfen kann. Lässt sich das Rechnungsdatum oder der Betrag nicht sicher lesen, wird kein Name erfunden: Der Beleg kommt in einen eigenen Ordner zur Kontrolle.
Das Problem ist das Wiederfinden
Rechnungen kommen als "Rechnung.pdf", "scan_0043.pdf" oder "Document (3).pdf". Abgelegt sind sie schnell. Drei Monate später sucht jemand die Rechnung des Holzlieferanten vom August, oder der Treuhänder fragt nach allen Belegen des Quartals. Dann wird jede Datei einzeln geöffnet.
Wie eine Rechnung zu einem sprechenden Namen kommt
- Erkennen. Der Anhang einer eingehenden Nachricht wird als Beleg erkannt. Signaturbilder und eingebettete Logos werden übersprungen, sonst läge jeden Morgen das Firmenlogo eines Lieferanten in der Ablage.
- Auslesen. Aus dem Text werden Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Endbetrag gelesen.
- Benennen. Die Datei bekommt einen Namen nach festem Schema.
- Ablegen. Sie landet in dem Ordner, in dem Ihre Ablage heute schon liegt.
Vorher
scan_0043.pdf
Nachher
2026-08-16_Holzwerk-Nord_R-4417_CHF-3480.50.pdf
Das Datum steht vorne. Sobald ein Ordner nach Namen sortiert ist, sind die Belege damit von selbst chronologisch geordnet.
Die Tücken, an denen einfache Lösungen scheitern
Eine Rechnung enthält meist mehrere Beträge und mehrere Daten. Wer einfach den ersten nimmt, liegt oft daneben.
- Zwischensumme, Mehrwertsteuer, Total. Gesucht ist der Endbetrag, nicht die erste Zahl mit zwei Nachkommastellen.
- Rechnungsdatum und Fälligkeit. Steht beides im Text und man nimmt das falsche, landet der Beleg im falschen Monat.
- Zahlen, die keine Beträge sind. Eine IBAN oder eine Telefonnummer sieht für ein grobes Muster aus wie ein Betrag. Deshalb zählt ein Leerzeichen nicht als Tausendertrenner. Schweizer Rechnungen trennen mit Apostroph.
Warum hier keine KI nötig ist
Lieferant, Nummer, Datum und Betrag stehen als erkennbare Muster im Text, und ein Muster kann man prüfen: gleiche Rechnung, gleiches Ergebnis, jedes Mal. Ein Sprachmodell, das einen Rechnungsbetrag rät, fällt dagegen erst auf, wenn die Buchhaltung nicht stimmt.
Was passiert, wenn etwas nicht lesbar ist
Lässt sich das Rechnungsdatum oder der Endbetrag nicht sicher lesen, erfindet das System keinen Namen. Der Beleg kommt in einen eigenen Ordner "Belege-unklar", und Sie sehen ihn sich an. Steht kein Lieferant im Text, wird er aus der Absenderadresse abgeleitet.
Gelesen wird Text aus PDF-Dateien. Ein eingescanntes PDF ohne Textebene kommt ebenfalls nach "Belege-unklar". Fotos von Belegen, etwa als JPG, werden nicht abgelegt und bleiben in der Nachricht.
Was dabei nicht passiert
- Es wird nichts verbucht. Abgelegt und benannt wird, gebucht wird weiter in Ihrer Buchhaltung.
- Kein Original wird gelöscht oder verschoben. Die Nachricht mit dem Anhang bleibt im Postfach. Geschäftsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, wie das zu geschehen hat, regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).
Für wen sich das lohnt
Für Betriebe, die viele Lieferantenrechnungen per E-Mail bekommen, und für alle, die ihre Belege regelmässig an einen Treuhänder weitergeben. Ein Treuhänder, der Belege mit sprechenden Namen bekommt, sucht weniger und fragt seltener nach.
Mit einer eigenen Nachricht ausprobieren
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Stand: 8. Oktober 2026