Kurz gesagt
Eingehende Nachrichten lassen sich direkt in Ihrem bestehenden Postfach einordnen, etwa als Anfrage, Rechnung, Termin oder Reklamation, und bekommen eine Frist, wo eine Antwort nötig ist. Klare Fälle erkennen feste Regeln, unklare ein Sprachmodell. Was nicht sicher ist, landet im Ordner "Zur Freigabe" und damit bei Ihnen. Ein Programmwechsel ist dafür nicht nötig.
Warum die Regeln im Mailprogramm nicht reichen
Outlook und Gmail können Regeln: Kommt eine Nachricht von Absender X oder steht im Betreff das Wort Y, wandert sie in Ordner Z. Das funktioniert für Lieferanten und Newsletter, die Sie schon kennen. Eine neue Anfrage kommt aber von jemandem, dessen Adresse Sie noch nie gesehen haben, mit einem Betreff wie "Frage" oder ganz ohne. Genau die Nachrichten, auf die es ankommt, fallen durch jede feste Regel.
Wie das Einordnen funktioniert
Jede neue Nachricht durchläuft zwei Stufen. Die erste kommt ohne KI aus.
Stufe 1: Regeln, die man nachrechnen kann
Ein Newsletter hat einen Abmeldelink. Eine Benachrichtigung kommt von einer No-reply-Adresse. Ein bekannter Lieferant schreibt immer von derselben Domain. Ein Kontaktformular Ihrer eigenen Website hat immer denselben Aufbau. Das alles erkennt eine Regel zuverlässig und ohne Sprachmodell. Gleiche Nachricht, gleiches Ergebnis, jedes Mal.
Stufe 2: Ein Sprachmodell für den Rest
Was übrig bleibt, liest ein Sprachmodell und ordnet es einer Kategorie zu, zusammen mit einer Angabe, wie sicher es sich ist. Namen, Adressen und Nummern sind vorher durch Platzhalter ersetzt. Das Modell sieht also, dass jemand einen Umbau plant, aber nicht, wer und wo.
Unsicher heisst: Mensch
Liegt die Sicherheit unter einer festgelegten Schwelle, entscheidet nicht das Modell. Die Nachricht kommt in den Ordner "Zur Freigabe", und dort sehen Sie sie wie bisher. Nichts wird gelöscht, jede Ablage ist umkehrbar.
Die Kategorien
So, wie sie auch der Selbsttest zeigt:
- Anfragen: neue Kundinnen und Kunden, Offertanfragen, Rückfragen.
- Rechnungen: Belege von Lieferanten, die abgelegt werden müssen.
- Termine: Terminwünsche, Besichtigungen, Verschiebungen.
- Reklamationen: Beanstandungen an einer Arbeit oder Lieferung.
- Sonstiges: was zu keiner Kategorie passt.
- Zur Freigabe: was nicht sicher eingeordnet werden konnte.
Für Ihren Betrieb werden die Kategorien bei der Einrichtung angepasst. Zu jeder Nachricht, die eine Antwort braucht, kommt eine Frist, zum Beispiel 24 Stunden für eine Anfrage.
Erst mitlaufen, dann übernehmen
In den ersten zwei bis vier Wochen ordnet Serova jede Nachricht ein, verschiebt aber nichts. In dieser Zeit wird gemessen, wie oft die Einordnung mit Ihrer eigenen übereinstimmt. Erst wenn die Zahlen stimmen, übernimmt Serova.
Im eigenen Prüflauf über 18 Beispielnachrichten wurden 18 von 18 richtig eingeordnet, gemessen an vorher festgelegten Sollwerten. Bei Ihnen wird genauso gemessen, nur mit Ihren eigenen Nachrichten.
Was Sie dafür brauchen
- Ihr bestehendes Postfach: Microsoft 365, Google Workspace oder ein eigener Mailserver.
- Einen Zugang, den Sie selbst einrichten und jederzeit widerrufen können. Bei Microsoft 365 und Google Workspace ist das eine Freigabe, die Sie in Ihrem Konto erteilen. Bei einem eigenen Mailserver ist es ein eigenes Anwendungspasswort, das Sie jederzeit löschen können. Ihr persönliches Passwort geben Sie nicht heraus.
- Keine neue Software für Ihre Mitarbeitenden. Sie merken nur, dass die Nachrichten bereits sortiert sind.
Auf serova.ch/selbst-testen können Sie eigene Nachrichten einsortieren lassen und sehen, in welchem Ordner sie landen.
Mit einer eigenen Nachricht ausprobieren
Fügen Sie eine echte Anfrage ein und sehen Sie, was ersetzt wird und wohin sie einsortiert wird. Ohne Anmeldung.
Stand: 8. Oktober 2026