Kurz gesagt
Ja, wenn Sie es sauber aufsetzen. Das Datenschutzgesetz verbietet KI nicht. Es verlangt, dass Sie wissen, wohin Personendaten gehen, dass der Anbieter vertraglich gebunden ist und dass Ihre Kunden informiert sind. Trifft ein Programm allein eine Entscheidung mit erheblichen Folgen für eine Person, müssen Sie das offenlegen und auf Wunsch einen Menschen prüfen lassen. Am einfachsten wird es, wenn Namen und Nummern gar nicht erst beim Sprachmodell ankommen.
Warum eine Kundenmail ein Datenschutzthema ist
Eine Anfrage enthält fast immer Personendaten: Name, Adresse, Telefonnummer, manchmal mehr. Sobald Sie so einen Text in ein Sprachmodell kopieren oder automatisch weiterleiten, bearbeiten Sie Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes. Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) gilt seit dem 1. September 2023, und zwar auch für kleine Betriebe.
Verboten ist damit nichts. Es heisst nur, dass vier Fragen beantwortet sein sollten.
Die vier Fragen, die Sie beantworten können sollten
1. Wohin gehen die Daten?
Die meisten Sprachmodelle laufen bei Anbietern im Ausland. Eine Bekanntgabe ins Ausland ist nach Art. 16 DSG erlaubt, wenn der Bundesrat dem Zielland einen angemessenen Datenschutz bescheinigt hat. Die Liste steht in Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV).
Für die USA gilt das seit dem 15. September 2024 nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ob ein Anbieter dazugehört, lässt sich auf dataprivacyframework.gov nachsehen. Steht ein Land nicht auf der Liste, braucht es zusätzliche Garantien, etwa anerkannte Standardvertragsklauseln.
2. Ist der Anbieter vertraglich gebunden?
Wer Personendaten in Ihrem Auftrag bearbeitet, ist Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG). Sie brauchen einen Vertrag, der festhält, dass er die Daten nur so bearbeitet, wie Sie es selbst dürften, und dass er sie schützt. Die grossen Anbieter stellen solche Vereinbarungen für Geschäftskunden bereit. Bei Gratisversionen für Privatpersonen fehlen sie häufig, und eingegebene Texte können dort zum Training verwendet werden.
3. Wissen Ihre Kunden davon?
Nach Art. 19 DSG informieren Sie die betroffenen Personen über die Beschaffung ihrer Personendaten, auch über eine Bekanntgabe ins Ausland. In der Praxis gehört dazu ein Abschnitt in Ihrer Datenschutzerklärung.
4. Entscheidet am Ende ein Mensch?
Trifft ein Programm allein eine Entscheidung, die für eine Person rechtliche Folgen hat oder sie erheblich beeinträchtigt, müssen Sie das offenlegen und auf Wunsch eine Überprüfung durch einen Menschen ermöglichen (Art. 21 DSG). Ein Antwortentwurf, den Sie lesen und selbst senden, ist keine solche Entscheidung. Eine Absage, die automatisch hinausgeht, kann es sein.
Was das Risiko am stärksten senkt
Am meisten bringt es, wenn Personendaten gar nicht erst beim Sprachmodell ankommen. Dafür werden Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, IBAN und AHV-Nummern vor der Übermittlung durch Platzhalter ersetzt.
Die Nachricht, wie sie bei Ihnen liegt
Guten Tag Frau Zinke, wir planen an der Bahnhofstrasse 33 in 8703 Erlenbach einen Umbau. Erreichbar unter 044 910 20 30.
Was beim Sprachmodell ankommt
Guten Tag Frau [PERSON_1], wir planen an der [ADRESSE_1] in [ORT_1] einen Umbau. Erreichbar unter [TELEFON_1].
Die Zuordnung, welcher Platzhalter zu welchem Namen gehört, bleibt bei Ihnen. Braucht ein Entwurf die echten Namen, werden sie erst danach wieder eingesetzt, auf Ihrer Seite.
Wichtig dabei: Pseudonymisierung senkt das Risiko, sie hebt die vier Fragen oben nicht auf. Kein Erkennungsverfahren findet jeden Namen zuverlässig. Deshalb gehört eine zusätzliche Prüfung dazu, die auf übersehene Namen hinweist. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht im Artikel Pseudonymisierung: Was ein Sprachmodell von Ihren Kundendaten sieht.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Sie wissen, welcher Anbieter das Sprachmodell betreibt und in welchem Land.
- Das Land steht in Anhang 1 DSV, für die USA nur mit Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Andernfalls gibt es zusätzliche Garantien.
- Mit dem Anbieter besteht eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, und Ihre Texte werden nicht zum Training verwendet.
- Ihre Datenschutzerklärung erwähnt die Bearbeitung und die Bekanntgabe ins Ausland.
- Personendaten werden vor der Übermittlung ersetzt, wo immer es geht.
- Nichts geht ohne Freigabe durch einen Menschen an einen Kunden hinaus.
Wie Serova das löst
Serova ersetzt Personendaten, bevor ein Text an ein Sprachmodell geht. Die Abläufe laufen auf Ihren eigenen Konten, auch der Zugang zum Sprachmodell läuft auf Ihren Namen. An Ihre Kunden senden die Abläufe nichts: Jeder Entwurf wartet in Ihrem Entwürfe-Ordner, bis Sie ihn lesen und selbst abschicken.
Wie die Ersetzung bei Ihrer eigenen Nachricht aussieht, zeigt serova.ch/selbst-testen. Der erste Schritt läuft in Ihrem Browser, ohne dass etwas gesendet wird, und ohne Anmeldung.
Dieser Text erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall sind eine Fachperson oder die Website des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (edoeb.admin.ch) die richtige Adresse.
Mit einer eigenen Nachricht ausprobieren
Fügen Sie eine echte Anfrage ein und sehen Sie, was ersetzt wird und wohin sie einsortiert wird. Ohne Anmeldung.
Stand: 8. Oktober 2026