Kurz gesagt
Zuerst schreiben Sie eine Woche lang auf, welche Nachrichten jeden Tag wiederkehren. Automatisiert wird dann, was sich wiederholt: Nachrichten einordnen, Antwortentwürfe vorbereiten, Rechnungen benennen, an offene Offerten erinnern. Gesendet wird weiter von einem Menschen, und Personendaten werden ersetzt, bevor ein Sprachmodell einen Text liest. So lässt es sich mit dem Schweizer Datenschutzgesetz vereinbaren, wenn auch Anbieter und Datenschutzerklärung stimmen.
Was sich im Postfach automatisieren lässt
- Einordnen: Jede Nachricht bekommt eine Kategorie wie Anfrage, Rechnung oder Reklamation, und wo eine Antwort nötig ist, eine Frist. Mehr dazu unter E-Mails automatisch sortieren.
- Antwortentwürfe: Für Anfragen, die immer wieder ähnlich kommen, liegt ein Entwurf bereit. Gelesen, geändert und gesendet wird von Ihnen.
- Rechnungen benennen und ablegen: nach einem festen Schema aus Datum, Lieferant, Nummer und Betrag. Siehe Rechnungen automatisch benennen und ablegen.
- Nachfassen: Bleibt eine Offerte ohne Antwort, erinnert eine Regel daran. Siehe Offerten nachfassen.
- Tagesübersicht: was heute fällig ist und was auf Ihre Entscheidung wartet.
Nicht alles davon braucht KI. Rechnungen benennen und Fristen nachrechnen sind Regeln, die man nachprüfen kann. Ein Sprachmodell braucht es nur dort, wo Text verstanden werden muss.
In vier Schritten
- Aufschreiben, was sich wiederholt. Eine Woche lang eine Strichliste führen: welche Nachrichten kommen, wie oft, wie lange sie dauern. Wie das geht, steht unter Lohnt sich Büroautomatisierung?.
- Festlegen, was automatisch geht und was zum Menschen geht. Was nicht sicher eingeordnet werden kann, gehört in einen eigenen Ordner zur Freigabe, nicht in eine Vermutung.
- Den Datenschutz klären, bevor Daten fliessen. Wohin gehen Texte, ist der Anbieter vertraglich gebunden, sind Ihre Kunden informiert. Am einfachsten wird es, wenn Namen und Nummern gar nicht erst beim Sprachmodell ankommen. Siehe Darf ich KI für Kundenmails nutzen? und Pseudonymisierung erklärt.
- Erst mitlaufen lassen, dann übernehmen. Zwei bis vier Wochen ordnet die Automatisierung nur ein, ohne etwas zu verschieben oder zu senden. Erst wenn die Einordnung mit Ihrer übereinstimmt, übernimmt sie.
Was in der Schweiz dazukommt
Das Datenschutzgesetz (DSG) verbietet KI im Postfach nicht. Es verlangt Transparenz darüber, wohin Personendaten gehen, und eine vertragliche Bindung der Anbieter, die Daten in Ihrem Auftrag bearbeiten. Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, muss das in Ihrer Datenschutzerklärung stehen.
Technisch zählt, welches Postfach Sie haben. Viele Hosting-Anbieter bieten einen Standardzugang mit eigenem App-Passwort, über den sich ein Postfach automatisieren lässt, ohne dass Sie Ihr Hauptpasswort weitergeben. Microsoft 365 und Gmail verlangen eine eigene Anmeldung über Microsoft oder Google.
Wie Serova das löst
Serova aus Rothrist im Kanton Aargau programmiert auf Anfrage eine eigene Lösung für einen wiederkehrenden Ablauf im bestehenden Postfach eines Betriebs, auf dessen eigenen Konten. Erkannte Namen, Adressen und Nummern werden ersetzt, bevor ein Sprachmodell einen Text liest, und gesendet wird nur, was Sie selbst senden. Mehr dazu unter Eigene Programmierung, auf Anfrage.
Daneben entsteht Serova Mail, ein Mailprogramm für das bestehende Postfach, in dem diese Handgriffe vorbereitet sein sollen. Serova Mail ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Den Prototyp mit Musterdaten können Sie unter serova.ch/mail selbst anklicken.
Mit einer eigenen Nachricht ausprobieren
Fügen Sie eine echte Anfrage ein und sehen Sie, was ersetzt wird und wohin sie einsortiert wird. Ohne Anmeldung.
Stand: 29. Oktober 2026